5C報告寫作及訓練教材

內容目錄

1. 前言

工程人員在日常工作中經常會遇到各種各樣的技術問題，解決這些問題的過程中，撰寫報告成為了一項重要的任務。報告不僅僅是對問題的記錄，更是對問題解決過程的系統總結，對於提升工程人員的專業素質和邏輯思維能力具有重要的作用。

以前我比較常接觸的是8D報告類型。它通過八個具體的步驟，引導工程師從問題的發現到最終的解決，全面系統地分析問題，提出有效的解決方案。
但在我目前任職的公司中，我接觸到了另外兩種報告方式：5C報告和A3報告。相比於8D報告，5C報告在形式上更為簡潔，但其基本思想和原則卻是相通的。

透過接觸和學習這些不同類型的報告，我意識到，不同的報告方式有著不同的優勢和適用場景。靈活運用這些報告工具，不僅能夠提升我們解決問題的效率，更能夠促進我們邏輯思維和分析能力的提升。尤其是對技術人員會有很大的幫助。

對於想要提升報告寫作能力的技術人員來說，我建議可以從5C報告開始。當你熟練掌握了5C報告的寫作技巧後，再去嘗試寫8D報告就不會太難了(8D通常比較適合用在團隊以事實為導向來解決問題。(原文是Team Oriented Problem Solving，簡稱為TOPS))。

2. 5C報告

5C報告(5C Report)是DELL為質量問題解決而提出來的解決方案，其主要目的是透過一套結構化的流程，迅速且有效地定位並解決產品或服務中出現的質量問題。這套方法論包括五個關鍵步驟，每個步驟都以C為首字母，分別為：描述（Characterize）、圍堵措施（Contain）、原因（Cause）、糾正措施（Corrective Action）和驗證檢查（Closure）。

首先，「描述」階段要求我們對問題進行全面而詳細的描述，明確問題的範圍、影響和緊急程度。在這一階段，溝通和資訊收集是關鍵，需要確保所有相關人員對問題有清晰而一致的認識。

接下來，「圍堵措施」的目的是在找到並解決根本原因之前，先採取臨時措施以防止問題進一步擴散。這可能涉及到暫停生產、隔離不良品或提供臨時解決方案等，目的是為了控制損失並保護客戶利益。

第三步，「原因」階段的目標是透過分析和研究，找到問題的根本原因。這需要一個系統而全面的分析過程，可能涉及到資料收集、實驗、故障樹分析等多種方法。

第四步，「糾正措施」要求根據已經找到的根本原因，制定並實施解決方案。這些糾正措施應當是具體而有效的，能夠從根本上消除問題，防止其再次發生。

最後，「驗證檢查」階段是對前面四個步驟的總結和檢驗。在這一階段，需要對實施的糾正措施進行驗證，確保它們是有效的，同時也要進行總結，提取經驗教訓，為未來解決類似問題積累經驗。

5C報告是一種相對簡單但卻非常有效的問題解決工具。相比於8D報告，5C報告在形式上更為簡潔，但其基本思想和原則卻是相通的，都是通過系統化的方法來逐步解決問題，確保問題得到根本解決，並防止其再次發生。基本上只要是跟DELL配合的供應商，出了問題，就是要寫5C。不過也些公司也將5C報告導入內部使用。

3. 書寫5C報告應遵循的五項基本原則

為了提升5C報告的品質，我們必須遵守「5C」原則。遵循這些原則能夠確保我們所提供的報告在描述問題時更為精確、易於理解、簡明扼要，並且內容完整、格式一致。

(3-1) Correct（準確）

必須確保報告中的每一個組成部分都能夠準確無誤地描述問題，不留下任何可能引起誤解的空間。這就要求我們在撰寫報告時要充分了解和掌握所有相關的資訊，確保所提供的描述完全符合實際情況。為了達到這一點，我們需要在撰寫前進行充分的調查和研究，並在報告中引用可靠的數據和資源來支持我們的描述。

(3-2) Clear（清晰）

清晰性要求報告中的描述必須清楚明了，讓讀者能夠輕鬆理解。同時，我們還應該合理組織報告的結構，確保內容的邏輯清晰，方便讀者跟隨。

(3-3) Concise（簡潔）

簡潔性則要求我們在報告中只包含必不可少的資訊，避免添加任何多餘的內容。這樣不僅能夠使報告更為簡潔，還能夠幫助讀者更快地抓住重點，提高報告的閱讀效率。為了做到這一點，我們需要在撰寫報告時反復審核，剔除所有不必要的內容。

(3-4) Complete（完整）

完整性則要求我們在報告中包含重現該缺陷的完整步驟和其他本質資訊。這樣不僅能夠幫助讀者更好地理解和評估問題，還能夠為解決問題提供有力的支持。為了確保報告的完整性，我們需要在撰寫過程中不斷反思，確保沒有遺漏任何重要的資訊。

(3-5) Consistent（一致）

一致性要求我們按照一致的格式撰寫全部缺陷報告。這樣不僅能夠使報告更加規範和專業，還能夠提高報告的可讀性和易用性。為了實現這一點，我們需要在撰寫報告前確定一套統一的格式標準，並在整個撰寫過程中嚴格遵守這套標準。

4. 完成5C報告書最忌諱的事情

(a) 團隊組織中領導多，群眾少；指揮者多，做事的少；說的多，動的少。
(b) 跨部門組織最忌協作部門領導按個人意願瞎指揮，不服從組織者管理和安排。
(c) 材料、半成品、成品處理意見給出不及時，造成更多待處理品。
(d) 改善部門對經協商制定的改善計劃執行人和完成時間隨意變動和更改或拖延。
(e) 預防措施未徹底體現在文件中，並嚴格執行，做表面文章，執行落不到實處。
(f) 切忌「5C」報告泛濫化，芝麻小問題也隨意要求用「5C」報告形式，「5C」只用在比較重大的質量問題或後果比較嚴重的場合。
(g) 驗收確認後不能體現「獎與罰」有無效果一個樣的走過場。

5. 總結

技術人員通常擁有出色的動手能力，卻在文書和報告撰寫方面顯得不太在行。然而，若想在職業生涯中向工程領域邁進，提升文書和報告撰寫的能力則顯得尤為重要。

當我還是模具鉗工時，長時間跟著那些前輩工作和相處，那時候就明白不想要這輩子就像他們這樣過下去，所以才轉設計轉工程。從鉗工轉向設計和工程領域，這一轉變不僅開闊了我的視野，也讓我意識到文書和報告撰寫在工程領域中的重要性。如果沒有這樣的訓練和累積，我也就不會有機會建立部落格分享文章以及資料還有以前彙整的案例。

年輕時在現場磨練自己是非常寶貴的經歷，它能夠增強我們的實際操作能力，讓我們更直觀地理解技術和工藝。然而，隨著年齡的增長，我們就不太適合從事那些需要大量體力勞動的工作。這時文書和報告撰寫的能力就顯得尤為重要。它不僅能夠幫助我們將多年來積累的經驗和知識有效地傳遞給下一代，即使我們年紀大了，仍然能夠在工程領域中走下去。

提升文書和報告撰寫能力的過程可能會有些曲折和困難，但這是一個值得投資的方向。我們可以通過參加相關培訓課程，學習文書和報告撰寫的基本技巧和方法；我們也可以多讀一些優秀的文書和報告範例，從中吸取經驗和靈感；此外，還可以多寫多練，通過實踐不斷提高自己的寫作水平。